Bij Poorter Tandartsen hechten wij veel waarde aan privacy. Wij zien het als onze taak om de gegevens van onze patiënten zo goed mogelijk te beschermen. Als u ons contactformulier invult op onze website en/of als u patiënt bij ons bent (of als uw kind patiënt bij ons is), dan verwerken wij medische gegevens en persoonsgegevens. Wat dit precies inhoudt, waarom wij dit doen en wat uw rechten zijn, leest u hieronder.
Website: verwerking persoonsgegevens
Als u op onze website het contactformulier invult, dan wordt om uw naam en e-mailadres gevraagd. Dit zijn persoonsgegevens. Uw gegevens komen binnen in de algemene e-mailbox van onze organisatie en gebruiken wij om uw vraag te beantwoorden of om te reageren op uw opmerking. Uw gegevens worden enkel voor dit doeleinde gebruikt. Zodra uw vraag en/of opmerking is afgehandeld, dan zullen wij uw gegevens verwijderen.
Patiënten: verwerking persoonsgegevens
- Wat en Waarom?
- Tandarts
- Bewaartermijn persoonsgegevens
- Bescherming persoonsgegevens
- Uw rechten
- Uw plichten
- Bezwaar
- Vragen
Zodra u een afspraak maakt bij Poorter Tandartsen, dan wordt u ingeschreven als patiënt en gaan wij uw persoonsgegevens verwerken in een elektronisch patiëntendossier. Met verwerken bedoelen wij dat wij uw persoonsgegevens bijvoorbeeld zullen opslaan, aanvullen, gebruiken voor het maken van een afspraak en facturatie. Wanneer u door ons wordt behandeld, vullen wij uw elektronisch patiëntendossier aan met medische gegevens zoals de diagnose en het behandelplan.
1. WAT EN WAAROM?
Uw gegevens hebben wij nodig om u zo goed mogelijke zorg te kunnen verlenen.
- Uw medische gegevens, zoals verwijsbrief, röntgenfoto’s, de diagnose en het behandelplan, hebben wij nodig om u de best mogelijk behandeling te geven.
- Uw naam, adres, geboortedatum en BSN, hebben wij nodig om u te kunnen identificeren en om ervoor te zorgen dat wij u niet verwarren met een andere patiënt.
- Uw emailadres hebben wij nodig voor het versturen van een afspraakbevestiging en het sturen van een patiënttevredenheidsenquête na uw bezoek aan onze praktijk. De patiënttevredenheidsenquête helpt ons de kwaliteit van onze dienstverlening verbeteren alsook onze online reputatie.
- Ook kunt u van ons periodiek algemene adviezen – al dan niet per mail – ontvangen voor het onderhouden van een gezond gebit, evenals informatie over nieuwe ontwikkelingen op het gebied van preventieve, curatieve en esthetische tandheelkunde.
- Daarnaast hebben wij uw verzekeringsinformatie nodig voor juiste facturatie.
Voor alle gegevens geldt dat wij niet méér gegevens zullen verwerken dan wij nodig hebben om u goede zorg te kunnen verlenen.
2. TANDARTS
Indien een behandeling niet kan plaatsvinden in onze praktijk is soms een verwijzing nodig. Over het algemeen is een verwijzing gericht naar een specialist waaronder een kaakchirurg, orthodontist, endodontoloog, …. Het is gebruikelijk dat wij als verwijzer de specialist, naar waar verwezen wordt, op de hoogte houden van de behandelingen die u bij ons als patiënt ondergaan heeft. Dit gebeurt elektronisch via een beveiligde omgeving.
3. BEWAARTERMIJN PERSOONSGEGEVENS
In de wet is bepaald dat gegevens die in het patiëntendossier zijn opgenomen voor een periode van 20 jaar moeten worden bewaard. De periode van 20 jaar geldt vanaf het moment dat de laatste wijziging in het dossier wordt aangebracht. Van deze hoofdregel, 20 jaar bewaren, mag worden afgeweken als het langer bewaren van patiëntengegevens redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. Bijvoorbeeld als de medisch specialist alleen in staat is goede (continue) zorg te (blijven) bieden als hij kan beschikken over alle dossiergegevens. Ook kan uw patiëntendossier langer worden bewaard als u hierom verzoekt.
4. BESCHERMING PERSOONSGEGEVENS
Wij zien het als onze taak om uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen, dit is onderdeel van ons dagelijks werk.
- Niet iedereen mag zomaar uw patiëntendossier inzien. Dit mogen alleen de zorgverleners en medewerkers die rechtstreeks bij uw behandeling betrokken zijn en u als patiënt (of uw vertegenwoordiger).
- Alle zorgverleners en medewerkers die direct bij uw behandeling betrokken zijn, hebben een wettelijke geheimhoudingsplicht en zullen uw gegevens niet met anderen delen.
- Vinden wij het toch van belang om uw gegevens met anderen te delen, dan mag u dat bepalen en vragen wij daarvoor uw toestemming. In spoedgevallen of noodsituaties kan het voorkomen dat er een ander besluit door ons wordt genomen.
- Al uw medische- en persoonsgegevens worden digitaal vastgelegd. Levert u ingevulde formulieren / papieren informatie aan, dan zullen wij deze inscannen en ook in uw elektronisch patiëntendossier opnemen. De papieren worden daarna versnipperd.
- De digitale systemen waar wij mee werken, zoals het systeem waar uw elektronisch patiëntendossier in staat of de wijze waarop wij de back-up verzorgen van deze informatie, zijn goed beschermd.
5. UW RECHTEN
Recht op inzage en afschrift van het dossier
U mag uw persoonsgegevens en uw volledige patiëntendossier bij ons inzien. Ook kunt u om een kopie vragen van uw dossier. Dit verzoek kunt u neerleggen bij uw medisch specialist. De medisch specialist hoeft geen inzage te geven in zijn of haar persoonlijke werkaantekeningen. Daarnaast hoeft de medisch specialist uw verzoek niet te honoreren als dit in het belang is van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander.
Recht op afschrift en de kosten daarvan
Voor het verstrekken van een afschrift mag door de komst van de AVG geen vergoeding meer worden gevraagd. Dit gebeurt dus kosteloos. Als u echter om meerdere kopieën vraagt, kan op basis van administratieve lasten een vergoeding in rekening worden gebracht. Wanneer u het verzoek per e-mail doet, dan wordt het afschrift van het dossier digitaal verstrekt, tenzij u om een andere regeling vraagt.
Recht op rectificatie U mag uw persoonsgegevens laten wijzigen.
Bijvoorbeeld als u bent verhuisd en uw adres bij ons niet meer klopt. Of als wij uw naam verkeerd hebben geschreven.
U heeft niet het recht om professionele indrukken, meningen en conclusies van de medisch specialist te corrigeren waarmee u het niet eens is. U kunt wel uw eigen visie in het patiëntendossier laten opnemen. Ook als de medisch specialist het niet eens is met deze visie dan moet de medisch specialist deze alsnog opnemen in uw patiëntendossier. Hetzelfde geldt voor een second opinion. Op uw verzoek zal de medisch specialist deze ook opnemen in uw patiëntendossier.
Recht op beperking
U heeft het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit betekent dat u de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk ‘stil kan laten zetten’ zodat deze niet mogen worden gebruikt. De gegevens blijven nog wel beschikbaar in uw patiëntendossier. De gegevens mogen dan alleen nog verwerkt worden met uw toestemming, of als dat nodig is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering, of ter bescherming van de rechten van anderen of om gewichtige redenen van algemeen belang voor de Europese Unie of voor Nederland.
Recht op verwijdering en vernietiging
Poorter Tandartsen is wettelijk verplicht om medische dossiers van patiënten minimaal 20 jaar te bewaren. U mag vragen uw dossier te vernietigen voor het gehele dossier of voor een gedeelte daarvan. U kunt dit verzoek schriftelijk indienen bij Poorter Tandartsen, Aïdaschouw 1, 2726 JZ Zoetermeer.
In principe moet Poorter Tandartsen gehoor geven aan uw verzoek tot (gedeeltelijke) vernietiging van uw dossier, maar niet in alle gevallen. Op het recht op vernietiging bestaan drie uitzonderingen:
- Een andere wet schrijft een afwijkende bewaartermijn voor waarbinnen de gegevens niet vernietigd mogen worden. Bijvoorbeeld: een verzoek tot vernietiging kan nooit gelden voor de financiële gegevens. De fiscus hanteert hiervoor een eigen bewaartermijn van zeven jaren.
- Een ander dan uzelf heeft een aanmerkelijk belang bij het bewaren van de gegevens, bijv. de hulpverlener zelf of een beroepsbeoefenaar die voor deze werkzaam is. Of in geval er een gerechtelijke procedure tegen de hulpverlener loopt en het dossier nodig is voor het verweer.
- Ook kan goed hulpverlenerschap vernietiging in de weg staan.
Heeft u een schriftelijk verzoek tot vernietiging ingediend en heeft uw medisch specialist aangegeven uw verzoek niet in te willigen, dan kunt u altijd een persoonlijk gesprek aanvragen met uw medisch specialist voor het nader bespreken van dit besluit. Ook kunt u bij Poorter Tandartsen een klacht indienen. Voor onze klachtenprocedure kunt u terecht bij onze balie of op onze website.
Recht op dataportabiliteit
Het recht op dataportabiliteit houdt in dat u het recht heeft de persoonsgegevens, die u aan de medisch specialist heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te ontvangen. Dit volgt uit artikel 20 AVG. U kunt de gegevens vervolgens zelf opslaan voor persoonlijk (her)gebruik of om naar een andere hulpverlener toe te sturen. Het gaat alleen om gegevens die u zelf actief en bewust aan de medisch specialist heeft verstrekt. Het recht op dataportabiliteit geldt bijvoorbeeld niet voor de conclusies, diagnoses, vermoedens of behandelplannen die de medisch specialist op basis van de door de u verstrekte gegevens vaststelt. Ook geldt het recht op dataportabiliteit alleen als digitale persoonsgegevens worden verwerkt. Daarom geldt het recht niet voor papieren bestanden.
Termijnen
De medisch specialist dient ‘onverwijld’ en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek hieraan gevolg te geven. Ook wanneer de medisch specialist geen gevolg geeft aan uw verzoek, moet de medisch specialist dit gemotiveerd binnen een maand laten weten. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en van het aantal verzoeken kan deze termijn indien nodig nog eens met twee maanden worden verlengd. De medisch specialist informeert u dan wel binnen een maand over deze verlenging.
Minderjarigen
Als er een minderjarige behandeld wordt binnen Poorter Tandartsen dan gelden de volgende wettelijke regels ten aanzien van inzien, wijzigen en vernietigen van medische dossiers van patiënten.
Jonger dan 12 jaar?
Dan liggen bovengenoemde rechten enkel bij de ouders van het kind. Het kind heeft geen recht tot inzage in het medische dossier en mag de medisch specialist ook niet verzoeken om het dossier te wijzigen of te vernietigen.
Tussen de 12 en de 16 jaar?
Dan liggen bovengenoemde rechten zowel bij de ouders van het kind als bij het kind zelf. Wel kan het kind aangeven bij de medisch specialist als hij of zij niet wilt dat zijn of haar ouders in het medische dossier kijken. Dit verzoek moet de medisch specialist inwilligen. Hetzelfde geldt voor wijzigen en vernietigen van het medische dossier.
Ouder dan 16 jaar?
Dan liggen bovengenoemde rechten enkel bij het kind. De ouders hebben geen recht tot inzage in het medische dossier van hun kind en mogen de medisch specialist ook niet verzoeken om het dossier te wijzigen of te vernietigen.
6. UW PLICHTEN
Als patiënt is het uw plicht om uw medisch specialist zo eerlijk en volledig mogelijk te informeren over uw situatie. Dit is noodzakelijk voor de diagnose en het vaststellen van het behandelplan.
7. BEZWAAR
Indien u het niet eens bent met de manier waarop wij met uw medische- en persoonsgegevens omgaan, dan kunt u hiertegen (op grond van artikel 21 AVG onder omstandigheden) bezwaar maken. De medisch specialist mag uw persoonsgegevens dan in principe niet verder gebruiken. Indien u bezwaar wilt maken, dan kunt u dit bespreken met uw medisch specialist.
8. VRAGEN
Vragen of opmerkingen kunt u schriftelijk richten aan: Poorter Tandartsen, Aïdaschouw 1, 2726 JZ Zoetermeer, info@poortertandartsen.nl
